Mengatur Jam Operasional Chatbot pada Departemen Tertentu

Anda dapat membuat jam operasional khusus untuk departemen terentu yang dapat menyesuaikan dengan jam kerja departemen tersebut.

Pada laman Business Hour, klik Add Business Hour pada bagian paling bawah laman.

Anda akan masuk ke laman Create Business Hour. Masukkan nama jam operasional pada kolom Nama dan pilih chatbot yang jam operasionalnya ingin Anda ubah pada kolom Chatbot.

Untuk mulai mengatur jam kerja pada departemen tertentu, klik Add More pada bagian Set Department Business Hour.

Masukkan nama jam kerja departemen Anda.

Atur jam kerja dengan mengklik Set Business Hour.

Sesuaikan jam kerja tim Anda berdasarkan zona waktu Agent setempat.

Ketika Anda memilih Custom Business Hour, pengaturan General Business Hour akan menampilkan 3 (tiga) tab jam operasional, diantaranya: Loop Day, Specific Day, dan Offline Day.

Loop Day

Atur jam operasional yang akan otomatis terulang di setiap minggunya pada tab Loop Day.

Pilih hari yang sesuai dengan jam operasional Anda.

Masukkan jam kerja untuk setiap harinya pada bagian Enter the working hours. Jika dalam satu hari Anda menginginkan 2 (dua) jam kerja yang berbeda, klik tombol More Time.

Masukkan pesan yang dikirimkan kepada pelanggan saat pelanggan meminta untuk berinteraksi dengan Agent di luar jam kerja Anda pada kolom Agent Away Response.

Pada bagian Distribution Rules, Anda dapat memilih pengaturan pengelolaan permintaan interaksi dengan Agent di luar jam operasional chatbot.

Jika Anda memilih Customer stay in chatbot mode, pelanggan akan tetap berkomunikasi dengan chatbot dan permintaan untuk berinteraksi dengan Agent tidak akan diwujudkan.

Sementara itu, jika Anda memilih Customer chat goes into inqueue/agent mode, permintaan interaksi dengan Agent di luar jam operasional akan dimasukkan ke dalam antrian dan Agent akan merespon pesan pelanggan di jam operasional bisnis Anda.

Specific Day

Jika Anda ingin mengubah jam operasional Anda di hari-hari tertentu, klik tab Specific Day. Pilih tanggal di mana jam operasional Anda akan berbeda.

Masukkan jam operasional pada bagian Enter the working hours.

Jika dalam satu hari Anda menginginkan 2 (dua) jam kerja yang berbeda, klik tombol More Time.

Masukkan pesan yang dikirimkan kepada pelanggan saat pelanggan meminta untuk berinteraksi dengan Agent di luar jam kerja pada kolom Agent Away Response.

Pada bagian Distribution Rules, pilih pengaturan permintaan interaksi dengan Agent di luar jam operasional chatbot. Pengaturan yang ditawarkan serupa dengan pengaturan distribusi chat pada jam operasional Loop Day.

Offline Day

Masuk ke tab Offline Day jika Anda ingin mengatur tanggal dimana Agent Anda akan tidak aktif selama 24 jam. Pilih tanggal saat Agent tidak aktif.

Masukkan pesan yang dikirimkan kepada pelanggan saat pelanggan meminta untuk berinteraksi dengan Agent di luar jam kerja pada kolom Agent Away Response.

Pada bagian Distribution Rules, pilih pengaturan permintaan interaksi dengan Agent di luar jam operasional chatbot. Pengaturan yang ditawarkan serupa dengan pengaturan distribusi chat pada jam operasional Loop Day dan Specific Day.

Jika Anda telah selesai mengatur seluruh jam operasional, klik Save & Close.

Jika Anda ingin menambah jam kerja khusus departemen lainnya, klik Add More dan ikuti langkah-langkah seperti pembuatan jam kerja sebelumnya.

Untuk mengaktifkan jam operasional chatbot pada departemen tertentu sesuai dengan pengaturan yang telah dibuat, pastikan Anda telah mengklik tombol toggle Activate Business Hour di kanan atas lama hingga tombol berubah menjadi merah.

Klik tombol Save & Close.

Klik Save untuk mengkonfirmasi perubahan jam operasional chatbot.