Membuat Percakapan Interactive Voice Response (IVR)
Last updated
Last updated
Untuk menambahkan IVR baru, pilih tombol Add IVR di kanan atas.
Masukkan nama IVR yang akan Anda buat, kemudian tarik dan lepaskan salah satu komponen yang ingin ditambahkan ke dalam IVR board.
Untuk menghubungkan komponen, klik Default pada komponen awal, kemudian tarik dan lepas pada komponen tujuan. Untuk menghapus hubungan antar komponen, klik ikon silang pada sumber garis penghubung yang berada di komponen awal.
Komponen yang dapat Anda gunakan dalam broadcast IVR, antara lain adalah:
Komponen ini digunakan jika Anda akan memutar sebuah rekaman audio pada IVR. Komponen Play External Audio dapat diletakkan di awal, tengah, maupun akhir dari percakapan IVR.
Masukkan nama komponen pada Label Komponen dan masukkan URL dari rekaman audio pada Audio URL. File audio dapat Anda unggah pada menu Recording.
Gunakan komponen Multiple Choice jika Anda ingin memberikan beberapa pilihan kepada pelanggan saat berinteraksi dengan IVR. Tambahkan pesan kepada pelanggan dalam komponen ini pada pilihan Question. Pilih Say a Message jika Anda ingin menggunakan fitur text-to-voice saat menyampaikan pesan kepada pelanggan, atau pilih Play a Message jika Anda ingin menggunakan rekaman audio.
Jika Anda memilih Say a Message, masukkan skrip dari pertanyaan pada kotak teks yang muncul di bawahnya. Sementara itu, jika Anda memilih Play a Message, pilih rekaman audio yang diinginkan.
Pada bagian Retries, Anda dapat memasukkan jumlah kesalahan pilihan respon oleh pelanggan Anda sebelum sistem IVR dapat mengulang kembali pertanyaan.
Kemudian, masukkan waktu tunggu IVR (dalam detik) terhadap respon pelanggan pada bagian Timeout. Jika pelanggan melewati waktu yang telah ditentukan, panggilan IVR akan diselesaikan.
Pada bagian Invalid Reponse, Anda dapat membuat atau memasukkan rekaman audio yang menginformasikan kepada pelanggan terhadap kesalahan respon yang diberikan.
Sementara itu, jika pelanggan tidak memberikan respon sama sekali, Anda dapat menambahkan atau membuat pesan yang memberitahukan pelanggan bahwa tidak ada respon yang diterima pada bagian No Response.
Pada bagian Options, Anda dapat memberikan pilihan kepada pelanggan terhadap alur percakapan IVR. Klik angka yang Anda inginkan sebagai respon yang akan dimasukkan oleh pelanggan nantinya.
Nantinya, Anda dapat menghubungkan masing-masing pilihan angka (respon) ke komponen lainnya dalam IVR.
Deliver your information in audio format by using text-to-speech feature by select the Say a Message in the Question section, or use an audio recording by selecting Play a Message.
You can add a dynamic contect related to your customer information to make the IVR conversation more personal by selecting Add Field. As an example, you can add a variable of name, email, phone number, or other data.
Komponen Call Recording dapat digunakan untuk merekam jawaban pelanggan dalam bentuk audio.
Masukkan pesan atau pertanyaan Anda pada bagian Question. Kemudian, tentukan lama waktu perekaman jawaban pelanggan setelah pesan dalam IVR disampaikan pada bagian Time Limit.
Tentukan simbol yang digunakan oleh pelanggan untuk mengakhiri sesi perekaman audio pada bagian Terminator Pressed.
Anda juga dapat mengaktifkan efek suara yang menandakan perekaman audio dengan mengklik tombol pada bagian Beep Sound.
Selain perekaman audio, Anda juga dapat merekam respon pelanggan dalam bentuk angka, misalnya ketika Anda ingin mendapatkan data terkait nomor pelanggan, nomor telpon, nomor voucher, dan data numerikal lainnya.
Masukkan waktu tunggu IVR (dalam detik) terhadap respon pelanggan setiap pelanggan berhasil memasukkan 1 (satu) digit respon pada bagian Time to Wait.
Anda dapat menentukan jumlah minimal dan maksimal digit yang dapat dimasukkan oleh pelanggan pada bagian Min dan Max. Jika IVR tidak menerima respon apapun, Anda dapat menentukan berapa kali maksimal percobaan ulang yang dapat dilakukan oleh pelanggan pada bagian Retry.
Anda juga dapat mengulang informasi terhadap data numerikal yang diberikan pelanggan sebagai bentuk konfirmasi data dengan mengaktifkan Spell After Collect.
Tentukan simbol yang digunakan oleh pelanggan untuk mengakhiri sesi perekaman data pada bagian Terminator Pressed.
Komponen Forward Call dapat digunakan jika Anda ingin meneruskan panggilan IVR ke nomor telpon lainnya, misalnya ke nomor telpon Live Agent. Masukkan nomor yang dituju pada Number to Forward.
Jika Anda ingin memberikan informasi dalam bentuk SMS setelah panggilan diselesaikan, gunakan komponen Send SMS.
Masukkan template pesan yang akan dikirimkan pada bagian Message.
Sementara itu gunakan komponen Send WhatsApp, jika Anda ingin memberikan informasi pada WhatsApp setelah panggilan selesai.
Pilih Template WhatsApp Anda dan isi dari pesan template dapat Anda periksa kembali pada bagian Message.
Anda pun dapat mengirimkan email kepada pelanggan secara otomatis setelah panggilan selesai melalui komponen Send Email.
Masukkan alamat email pengirim pada bagian Sender Email dan nama pengirim email pada Sender Name.
Masukkan juga subjek email pada Subject, Anda dapat membuat subjek email yang dinamis dengan menambahkan variable dengan mengklik Add Field.
Masukkan pesan email pada bagian Message Body atau gunakan template dengan mengklik tombol pada Use Template.
Untuk mengakhiri panggilan, gunakan komponen Hangup. Pastikan semua elemen terakhir dari setiap alur percakapan terhubung dengan komponen ini.
Jika Anda tidak memasukkan komponen Hangup, percaklapan dalam IVR tidak dapat tersimpan dalam dashboard Anda.
Klik Save pada bagian kanan atas saat Anda telah selesai membuat alur percakapan IVR.
