Dalam menu Email, Anda dapat membuat template, membuat broadcast email, dan melihat jumlah penggunaan email. Untuk membuat broadcast email yang baru, Anda perlu membuat template terlebih dahulu.
Sebelum melakukan Email Broadcast, pastikan Anda telah membuat grup kontak yang akan Anda kirimkan broadcast dan Menambahkan Data Email Pelanggan pada kontak grup kontak tersebut.
Jika anggota kontak grup telah memiliki informasi lengkap, maka Anda dapat memulai untuk membuat email broadcast dengan mengklik Create New Broadcast pada laman Broadcast.
Pada laman New Email Broadcast, masukkan nama broadcast pada bagian Broadcast Name dan pilih template email yang akan digunakan pada Template.
Informasi pengirim email broadcast pada Sender Email dan Sender Name akan terisi secara otomatis, di mana informasi Sender Email akan diatur oleh tim Admin OCA Indonesia.
Sementara itu, data Sender Name akan muncul setelah Anda memilih template, menyesuaikan dengan informasi nama pengirim yang telah dibuat sebelumnya pada template terpilih.
Masukkan judul email pada Email Subject dan pilih grup kontak yang akan menerima email pada Recipient.
Anda juga dapat menambahkan dokumen atau media dalam email broadcast dengan mengklik Attach File.
Klik tab Browse File, jika ingin mengunggah dokumen Anda atau klik tab Choose File untuk memilih dokumen dari File Management.
Jika semua informasi terkait email broadcast telah terisi, klik Start Broadcast pada bagian kanan bawah halaman dan klik Start pada jendela konfirmasi yang muncul untuk mulai mengirimkan pesan email broadcast Anda.
Pada OCA Blast Lite, Anda dapat menikmati fitur Broadcast Scheduler untuk menjadwalkan waktu pengiriman braodcast, termasuk penjadwalan broadcast pada channel SMS dan WhatsApp.
Pelajari untuk mulai menambahkan fitur tersebut ke dalam akun Anda.
Jika Anda adalah pelanggan Online - Prepaid gunakan akun parent account (akun Administrator) untuk mengakses OCA Shop dan mulai berlangganan. Sementara, untuk pelanggan bundling IndiBiz, hubungi Account Manager Anda terkait penambahan fitur.
Broadcast Scheduler dapat Anda gunakan ketika ingin mengirim broadcast yang terjadwal pada waktu-waktu tertentu. Fitur ini akan membantu Anda jika broadcast yang disebarkan bersifat berulang, baik harian, mingguan, ataupun tahunan.
Untuk Anda yang telah berlangganan fitur Broadcast Scheduler, Anda akan menemukan label Subscribe Plan dan dapat mulai menggunakan fitur ini dengan mengklik tombol Create New Braodcast di bagian kanan atas halaman.
Pada laman Add Email Broadcast Scheduler, masukkan nama broadcast pada bagian Broadcast Name dan pilih template email yang akan digunakan pada Choose Template.
Informasi pengirim email broadcast pada Sender Email dan Sender Name akan terisi secara otomatis, di mana informasi Sender Email akan diatur oleh tim Admin OCA Indonesia.
Sementara itu, data Sender Name akan muncul setelah Anda memilih template, menyesuaikan dengan informasi nama pengirim yang telah dibuat sebelumnya pada template terpilih.
Masukkan judul email pada Subject dan pilih grup kontak yang akan menerima email pada Contacts.
Anda juga dapat menambahkan dokumen atau media dalam email broadcast dengan mengklik Attach Files.
Klik tab Browse File, jika ingin mengunggah dokumen Anda atau klik tab Choose File untuk memilih dokumen dari File Management.
Pada bagian Schedule, pilih waktu broadcast pada kolom Select Date dan atur waktu berakhirnya pengoperasian broadcast pada kolom Set Daily Max Operation Time. Kemudian, klik tombol Add Time untuk mengatur waktu dimulainya pengiriman broadcast.
Untuk mengatur jadwal broadcast dengan sekali pengiriman, Anda dapat memilih Daily Max Operation Time di kolom Select Ended Time Type.
Jika dalam satu hari terdapat beberapa kali watu pengiriman braodcast, Anda dapat memilih Specific Time untuk melakukan penjadwalan broadcast dan menambahkan waktu broadcast selanjutnya.
Untuk melakukan broadcast berulang, aktifkan tombol Repeat dan atur frekuensi pengulangan serta tanggal berakhirnya pengulangan broadcast. Anda dapat mengatur skenario untuk pengulangan broadcast, misalnya pengulangan hanya dilakukan ketika status broadcast adalah gagal terkirim atau Failed.
Klik Start Broadcast pada kanan atas halaman setelah Anda berhasil mengatur waktu iterasi untuk penjadwalan broadcast. Pop-up window akan muncul untuk Anda dapat meninjau kembali broadcast yang akan Anda jadwalkan.
Kemudian, klik Start Broadcast untuk mulai menjadwalkan email broadcast Anda.
Sebelum mulai mengirimkan email ke pelanggan, Anda diharuskan membuat template email berisikan konten dan media pada email broadcast terlebih dahulu melalui submenu Template pada menu Email.
Membuat template dapat mempermudah Anda dalam mengirimkan email broadcast dengan isi pesan yang sama secara berulang.
Klik Create New Template untuk mulai membuat pesan email.
Pada halaman pembuatan template, masukkan nama template pada bagian Template Name dan nama pengirim email pada bagian Sender Name.
Setiap template email yang Anda buat akan selalu terhubung dengan nama pengirim email yang Anda tambahkan di template tersebut.
Untuk mulai menambahkan elemen pesan ke dalam template, klik tab Components. Tarik dan geser salah satu component ke dalam template di sebelah kanan halaman untuk menggunakan elemen tersebut pada template Anda.
Adapun fungsi dari tiap component yang tersedia adalah sebagai berikut:
Text: Menambahkan tulisan ke dalam pesan, baik berupa paragraf ataupun informasi teks dalam format dua kolom.
Boxed Text: Memuat tulisan dalam kotak khusus yang tidak menyatu dengan latar belakang.
Divider: Menambahkanan garis pemisah horizontal pada badan email yang dapat digunakan sebagai pemisah elemen.
Image: Menyisipkan gambar ke dalam email.
Image Group: Menyisipkan beberapa gambar dalam satu elemen. Anda dapat mengatur gambar tersebut untuk diletakkan secara bersebelahan atau berurutan dari atas ke bawah.
Image Card: Menyisipkan gambar dilengkapi keterangan yang akan ditampilkan seperti sebuah kartu.
Image and Text: Menyisipkan gambar beserta keterangan.
Button: Menambahkan ombol yang dapat diklik oleh penerima email dan dapat mengarahkan ke tautan tertentu.
Footer: Menambahkan nformasi berupa teks yang dapat Anda gunakan untuk menutup pesan dalam email.
Share: Menyisipkan tautan atau akun sosial media dari bisnis Anda.
Social Follow: Menyisipkan akun sosial media bisnis Anda sehingga mempermudah pelanggan untuk mengikuti akun bisnis Anda.
Setelah menyisipkan komponen yang dibutuhkan, Anda dapat mengatur kembali urutan komponen dalam template email dengan mengklik dan menggeser elemen dalam template.
Pada komponen email yang berbentuk teks, Anda dapat menambahkan variable pada teks untuk membuat pesan lebih personal.
Variable bersifat dinamis sehingga konteks informasinya akan menyesuaikan dengan data dari tiap penerima pesan, seperti nama, jumlah tagihan, atau nomor pelanggan. Untuk menggunakan variable, Anda dapat menggunakan simbol kurung siku [ ] pada awal dan akhir jenis variable.
Untuk mengubah dan menyesuaikan tampilan dari template email Anda, klik tab Settings.
Pada bagian Color Background, pilih warna yang Anda inginkan sebagai latar belakang dari pesan Anda. Sementara itu, untuk memilih latar belakang dari komponen, pilih warna yang diinginkan pada Email Background.
Anda juga dapat memilih gaya dan warna garis pembatas email Anda pada bagian Email Border.
Selain itu, pada bagian Padding Top dan Padding Bottom, masukkan besaran margin yang diinginkan untuk bagian atas dan bagian bawah pada email.
Periksa tampilan dari template email Anda pada halaman yang ditampilkan berikutnya, baik pada tampilan desktop ataupun handphone.
Klik Save as Draft untuk menyimpan template sehingga Anda dapat mengeditnya kembali. Sementara itu, jika template telah sesuai, klik Submit untuk mengirimkan template tersebut sehingga dapat ditinjau terlebih dulu tim kami sebelum dapat Anda gunakan dalam email broadcast.
Untuk mengetahui status dari setiap email broadcast yang telah terkirim, masuk ke laman Delivery Tracking pada menu Email.
Keterangan dari status pengiriman yang ditampilkan pada halaman ini, diataranya adalah:
Total Email: Telah dikirimkan ke pelanggan.
Delivered: Telah terkirim dan diterima oleh pelanggan.
Opened: Email telah dibuka atau dibaca.
Clicked: Pelanggan mengklik salah satu tombol ataupun tautan yang ada di dalam email.
Unsubscribe: Pelanggan berhenti berlanggan pada email yang Anda kirimkan.
Failed by System: Kegagalan pengirim email yang disebabkan oleh kesalahan sistem atau invalid contact yang digunakan.
Failed by Mail Server: Kegagalan pengiriman email dikarenakan alamat email tidak ditemukan.
Anda dapat memantau status pengiriman email dalam periode tertentu dengan cara memilih tanggal yang diinginkan dengan mengklik ikon kalender. Pilih periode waktu yang diinginkan dan klik tombol Apply.
Klik tombol Search dan diagram akan menampilkan data sesuai dengan tanggal yang Anda pilih.
Untuk mengunduh data yang ditampilkan, klik tombol Export.
